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 Datenschutzordnung der Schwimmabteilung des VfL Kemminghausen 1925 e.V.


Datenschutzordnung

 

Präambel

Dir Schwimmabteilung des VfL Kemminghausen 1925 e. V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten. Dies ist zum Beispiel unverzichtbar im Rahmen der obligatorischen Vereinsverwaltung und ebenso erforderlich zur Organisation des Sportbetriebs, zur Teilnahme und Durchführung von Schwimmwettkampfveranstaltungen, zum Erwerb von Leistungsabzeichen bis hin zur Öffentlichkeitsarbeit unserer Schwimmabteilung. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich unsere Schwimmabteilung die nachfolgende Datenschutzordnung (DSO).


§ 1 Allgemeines

Die Schwimmabteilung des VfL Kemminghausen 1925 e. V. verarbeitet von ihren Mitgliedern, bei Minderjährigen auch vom gesetzlichen Vertreter, personenbezogene Daten sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten, dazu gehören auch Bilder, im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt.
In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen unserer Abteilung, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.


§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Die Abteilung verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Neigungsgruppen- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Daten zur Lizenz, Leistungsabzeichen und Fortbildungen, ggf. Daten zur Einsichtnahme ins erweiterte Führungszeugnis, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit zur Beitragsbestimmung sowie ggf. Daten zur öffentlichen Förderung wie beispielsweise der Förderung über Bildung & Teilhabe der Stadt Dortmund.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Deutschen Schwimmverband (DSV) und dem Verband Deutscher Sporttaucher, sowie den untergeordneten Verbänden Schwimmverband NRW und Schwimm-Verband Südwestfalen sowie deren angehöriger Schwimmvereinen werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit für die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände als Lizenz beantragt wird, oder sie an Fortbildungs- oder Wettkampfveranstaltungen teilnehmen.



§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten der Abteilung werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Printmedien und im Internetauftritt der Abteilung veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die auch aus allgemein zugänglichen Quellen stammen können, wie Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen mit Angabe der erzielten Ergebnisse, Vereinsrekorde, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Sportveranstaltungen gemacht wurden, erfolgt auf Grundlage der Einwilligung der abgebildeten Personen bei Antragstellung zur Aufnahme als Abteilungsmitglied.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des aktuellen erweiterten Abteilungsvorstands mit Vorname, Nachname und Funktion dauerhaft dargestellt. Die je Neigungsgruppe angebotenen Kommunikationswege per E-Mail sind anonymisierte Maildressen wie schwimmen@vfl-kemminghausen-e-v.de.


§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist nach § 26 BGB der Abteilungsvorstand. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Mitgliederverwaltung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Ressortleiter Mitgliederverwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DS-GVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DS-GVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.


§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und Mitgliederlisten

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Funktionären der Abteilung (z.B. Vorstandsmitgliedern, Gruppenleitern, Trainern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, oder Listen zur Sammelbestellung, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.



§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation in Gruppen per E-Mail richtet die Abteilung vereinseigenen E-Mail-Verteiler ein, die im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen sind.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per privater E-Mail stehen, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.



§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Personen der Abteilung, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Vorstandsmitglieder, Technische Leiter, Gruppenleiter, Jugendwarte, Trainer, Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.



§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da in der Abteilung aktuell weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist gemäß Art. 37 DS-GVO kein Datenschutzbeauftragter zu benennen.
Sobald in der Abteilung mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Abteilungsvorstand einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Der Abteilungsvorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Abteilungsvorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.


§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten der Abteilung oder einer Gruppe im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Mitgliederverwaltung und den Administrator vorgenommen werden.

2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Die verschiedenen Gruppen und Mannschaften der Abteilung bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Abteilungsvorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Abteilungsvorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.



§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, Datennutzung oder Datenweitergabe ist streng untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.


§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde einvernehmlich vom Abteilungsvorstand der Schwimmabteilung des VfL Kemminghausen 1925 e. V. am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.


Dortmund, den 25. Mai 2018

 

 

Anhänge

 

Informationspflicht Mitglieder

 

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

 

Muster Vertraulichkeitserklärung

 

 

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